1、 申报表

申报人员：外单位人员不受理，学生不受理，工作访问团组不超过6人，同单位书记院长不能同时出访，1篇论文最多2人参会;

申报时间：工作访问不超过1国5天，2国8天，3国10天（含离抵中国境时间）；其它可按邀请信时间前后各加1天申报，赴欧美国家可前加1天后加2天申报；专业技术人员因公学术交流不受时间的限制，按邀请函上的时间办理，但行政管理人员（不含双肩挑干部）因公出国必须遵守1个国家5天、2个国家8天、3个国家10天的国家规定。

出访费用：自费不受理，第三方公司赞助不受理，其他经费需写明赞助单位名称盖办公室章；

签字盖章：院长签字院章、书记签字党章（不受理签字章），要签同意和时间；团组负责人要签名和签时间；

2、 备案表

外籍专家不用办理；副处及以上人员4份，其它3份；要填写完整（家庭成员含父母、配偶和子女）；书记签字党章，要签同意和签时间；

3、 公示表

目前除个人科研经费出访外，都需公示；时间要求5个工作日；完整填写，附邀请信一起公示；单位经办人签字，单位盖章;外籍专家回本国出访需公示；

4、 邀请信复印件

必须要有邀请人签名；不受理会议注册信；

5、 邀请信中文翻译

正文完整翻译

6、 经费来源证明材料

7、 参加国际会议需补充材料

1、原则上要提供会议论文录用通知或者承担会议实际任务的证明材料（如邀请函中明确要做会议论文报告则不需再提供）；2、提供简要的会议介绍和背景材料（中文版）:会名、时间、地点、主题、议题、主要内容等信息；

8、 详细日程安排

需要本人签名。日程第一天是出境，最后一天是抵达国内。

9、 绿卡复印件和持绿卡出国情况说明

针对出访绿卡发放国的人员

10、 外国护照首页复印件、专家证首页及有效期页复印件、持外国护照出国情况说明

针对外籍专家（外专不出批件，凭领导签字的申报表报销费用）

11、 情况说明

材料不齐或其它特殊情况的申报，要补交情况说明，本人签字及单位领导同意签字盖章