步骤一：个人申报

登陆大学国际交流处网页http://iec.hust.edu.cn/，点击右边外事平台中的“因公出国（境）平台”，首次申报需注册

（注：注册人员可为本人也可以是代办者，注册信息与申报信息无关联，单位代码填1035）注册后的用户就可登录申报平台进行申报，点击添加申报进行申报，向单位专办员提交审核。

老师在申报过程中有问题可咨询基础医学院科研办公室

尹燕华 电话：83692477

步骤二：单位审核

1、审核出访时间是否符合规定：亚洲国家前后一起可以加2天（欧美国家可以加3天报批）；

2、原则上要提供会议论文录用通知或者承担会议实际任务的证明材料（如邀请函中明确要做会议论文报告则不需再提供）；

3、需提供简要的会议介绍和背景材料（中文版）。

步骤三：校内审批材料备案

院里审核通过后在申报系统打印《华中科技大学出国境申报表》1份，并填写《因公临时出国人员备案表》打印纸质版3份，一起找院书记签字后盖党章，和邀请信的中英文版等材料一起交给医科外事专办员樊孝东老师（医学院外事楼3楼外事处医科办公室 电话：83692917）办理。

步骤四：办理护照

办理因公护照材料：护照事项表（有护照也需填写）、新办护照另需电子照片回执单；

新办护照需到省外办采集指纹，由出国办同省外办提前预约时间。

步骤五：办理签证 领取签证

建议提前至少1个半月办理签证；

领取签证（除传统的美国、英国外，现在申根国家办理签证也需本人去使领馆采集指纹）；

因公免签主要国家：新加坡、土耳其、蒙古、斯里兰卡、越南、马来西亚、阿联酋。 无需办理签证，凭因公护照和省外办出具的出境证明出境。

步骤六：回国报销

复印护照页、签证页、出入境记录，网上提交总结表。归还因公护照，凭预收款收据换取正式发票，凭出国批件报账。